Politique de confidentialité

Modèle à compléter : remplacez les champs entre crochets et faites valider ce document avant publication (notamment l'identité du responsable de traitement et les durées de conservation exactes).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via EasyProjects est [Nom de la société], contactable à l'adresse : [adresse email de contact].

2. Données collectées

Selon votre utilisation du Service, nous collectons :

• Données de compte : nom, adresse email, mot de passe (chiffré), organisation, fonction/service ;
• Données métier : projets, tâches, commentaires, pièces jointes, notes, comptes-rendus de réunion que vous créez ;
• Données de sondage : pour les personnes répondant à un sondage de disponibilités, le nom renseigné et les disponibilités indiquées. Une adresse email peut s'y ajouter, uniquement si la personne demande explicitement à être prévenue du créneau retenu, en cochant la case prévue à cet effet. Cette adresse sert exclusivement à cet envoi unique, n'est jamais utilisée à des fins commerciales ni cédée à un tiers, et est conservée chiffrée. Décocher la case lors d'un nouveau vote la supprime ;
• Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, cookies de session nécessaires au fonctionnement du Service.

3. Finalités du traitement

• Fournir et sécuriser l'accès au Service ;
• Permettre la gestion de projets et la collaboration au sein de votre organisation ;
• Générer les comptes-rendus de réunion et sondages de disponibilités que vous demandez ;
• Assurer le support et la sécurité du Service.

4. Base légale

Les traitements sont fondés sur l'exécution du contrat liant l'utilisateur/l'organisation à l'éditeur (utilisation du Service), ainsi que, le cas échéant, sur l'intérêt légitime de l'éditeur à assurer la sécurité du Service.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants, dans la stricte mesure nécessaire :

• Hébergement applicatif et base de données : notre hébergeur, situé en France.
• Stockage des fichiers : les pièces jointes et exports, chiffrés avant écriture, sont conservés sur une infrastructure de stockage objet en juridiction Union européenne.
• Assistant IA — optionnel et désactivé par défaut. Si l'administrateur de votre organisation l'active, il choisit lui-même le fournisseur parmi ceux proposés et fournit sa propre clé d'accès. Le contenu soumis (tâches, notes, documents joints) est alors transmis à ce seul fournisseur pour générer une réponse. Pour la rédaction assistée d'un compte-rendu de réunion, les noms des personnes rattachées au projet concerné sont également transmis, afin de corriger l'orthographe des noms cités et de rattacher les actions aux bons comptes — jamais l'annuaire complet de l'organisation. Trois options sont disponibles : Mistral AI, société française — les données restent alors traitées dans l'Union européenne — ainsi que Anthropic (modèle Claude) et Google (modèle Gemini), tous deux établis aux États-Unis. La juridiction de chaque fournisseur est indiquée dans les paramètres, au moment du choix. Aucune donnée n'est transmise à un fournisseur d'IA tant que l'assistant n'a pas été explicitement activé.
• Paiement : pour les organisations abonnées à une offre payante, les données de facturation sont traitées par Stripe. Nous ne collectons ni ne stockons aucune donnée de carte bancaire.
• Envoi d'emails : les emails du Service (vérification d'adresse, invitations, notifications) transitent par notre prestataire d'envoi.

En dehors du cas de l'assistant IA décrit ci-dessus, lorsqu'il est configuré avec un fournisseur établi hors de l'Union européenne, aucune donnée n'est volontairement transférée hors de l'Union européenne.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du Service, puis supprimées dans un délai de [durée à préciser] après la suppression du compte ou de l'organisation, sauf obligation légale de conservation plus longue.

7. Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité et d'opposition sur vos données personnelles. Vous pouvez également supprimer votre compte directement depuis les paramètres de votre compte. Pour exercer ces droits, contactez-nous à : [adresse email de contact].

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

8. Cookies

EasyProjects utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service (session de connexion, protection contre les attaques CSRF). Aucun cookie publicitaire ou de tracking tiers n'est déposé.

9. Sécurité

Les mots de passe sont stockés sous forme d'empreinte non réversible. L'accès aux données est cloisonné par organisation : les membres d'une société ne peuvent pas accéder aux données d'une autre société.

Les contenus sensibles — pièces jointes, descriptions de projets et de tâches, commentaires, notes, comptes-rendus de réunion, sondages et listes partagées — sont chiffrés avant d'être écrits, en base comme sur le stockage de fichiers. La clé de chiffrement est détenue par l'application : ce dispositif protège contre l'accès à une copie brute des données, mais ne constitue pas un chiffrement de bout en bout. Le détail de nos mesures figure sur notre page Sécurité.