Sur chaque sujet, ce sont les mêmes référents qu'il faut prévenir : une secrétaire, un médecin, un responsable technique. Les retrouver un par un à chaque tâche, c'est du temps perdu — et un oubli qui se paie plus tard.
Le problème : des métiers différents, un seul sujet
Prenez le sujet « agendas » d'un cabinet médical. Il concerne des secrétaires et des médecins : des fonctions et des services différents, réunis par un thème commun. Filtrer par service ne suffit pas, puisque le sujet traverse les services. Et la recherche par nom suppose de se souvenir de qui est concerné.
La réponse : un groupe par sujet
Un responsable de projet crée le groupe, puis y ajoute les bonnes personnes en les cherchant par nom, fonction ou service. Le groupe vaut pour le projet et tous ses sous-projets.
À la création d'une tâche : un choix, un clic
Dans « Personnes associées », la liste Tous les groupes propose les groupes du projet. En choisir un ne laisse affichés que ses membres ; « Tout sélectionner » les associe d'un coup. La même liste est disponible sur la fiche d'une tâche existante.
✗ Sans groupe
Chercher chaque référent, tâche après tâche, en espérant n'oublier personne.
✓ Avec un groupe
Les référents du sujet sont sélectionnés en un clic, puis ajustés si besoin.
Groupes ou auto-assignation ?
Les deux se complètent. L'auto-assignation ajoute automatiquement des personnes à toutes les tâches d'un projet. Un groupe, lui, sert quand le sujet ne concerne que certaines tâches : vous le choisissez au cas par cas.
Un groupe est un modèle de sélection : les membres sont copiés sur la tâche comme de simples participants. Modifier le groupe plus tard ne change donc pas les tâches déjà créées.