Envoyer un compte-rendu de réunion par mail en quelques minutes

Un compte-rendu envoyé le soir même est lu. Envoyé trois jours plus tard, il est classé. Ce qui retarde l'envoi, ce n'est pas la rédaction : c'est tout ce qu'il faut faire autour.

Relire ses notes, les remettre en ordre, retrouver qui a promis quoi, produire un document, ouvrir sa messagerie, recopier la liste des participants, joindre le fichier… Chacune de ces étapes est courte. Mises bout à bout, elles repoussent le compte-rendu au lendemain, puis à la semaine suivante.

EasyProjects réduit ce parcours à quelques clics, sans changer d'outil entre la prise de notes et l'envoi.

1. Prendre ses notes pendant la réunion

Le compte-rendu se rédige sur la tâche qui porte la réunion. Les participants sont déjà pré-remplis, et vous tapez vos notes au fil de l'eau dans « Notes / discussion », sans vous soucier de la présentation. Tout est enregistré en brouillon automatiquement.

2. Structurer avec l'IA

Si votre société a activé l'assistant IA, deux boutons font le travail de relecture :

Mettre en forme range vos notes : un sous-titre par thème, des listes, les noms en gras. Il ne résume pas et n'ajoute rien, et un bouton Annuler restitue votre texte si le résultat ne convient pas.
Proposer les actions d'après mes notes en tire la liste de qui fait quoi, avec les responsables rattachés à leur compte.

Le brouillon est enregistré après chacune de ces étapes : le résultat ne se perd pas si la page se ferme.

3. Envoyer par mail

Le bouton Envoyer par mail fait le reste :

le compte-rendu est copié, mis en forme — titre, participants, ordre du jour, notes, décisions et tableau des actions ;
votre messagerie s'ouvre sur un nouveau message déjà adressé aux participants, avec le titre du compte-rendu en objet ;
un Ctrl+V dans le corps du message, et il ne reste qu'à cliquer sur Envoyer.

Le contenu arrive dans le corps du message plutôt qu'en pièce jointe. C'est un choix technique autant qu'un choix d'usage : aucune messagerie en ligne n'accepte une pièce jointe envoyée depuis un autre site, et un compte-rendu lisible directement dans le mail est plus souvent lu qu'un fichier à ouvrir. Le PDF reste disponible pour ceux qui en ont besoin.

Outlook, Gmail ou la messagerie de votre poste

Tous les établissements ne travaillent pas avec les mêmes outils. L'administrateur choisit une fois pour toute la société la messagerie à ouvrir : Outlook Web pour Microsoft 365, Gmail pour Google Workspace, ou la messagerie installée sur le poste (Thunderbird, Outlook…) pour les équipes qui n'ont ni l'un ni l'autre. Le réglage se trouve dans Paramètres, rubrique « Compte-rendus de réunion ».

Et sans l'assistant IA ?

L'envoi par mail fonctionne aussi sans IA : vous rédigez et structurez vous-même, avec la barre d'outils de chaque champ, puis vous envoyez de la même façon. L'assistant n'est jamais actif par défaut ; il ne l'est que si votre société le décide, avec sa propre clé API.